Met slimme inzichten de processen en mensen beter maken; dát was het doel van Bonarius. MostWare Next hielp daarbij met een krachtige Power BI-oplossing als slimme vervanging van Microsoft Excel waarmee uitgebreide rapportages op ieder gewenst niveau gemaakt kunnen worden.
Een compleet inzicht in alle serviceprocessen
“Als assistent controller weet ik als geen ander dat financiële cijfers nooit op zichzelf staan. Het is de optelsom van alle processen, beslissingen en menselijk handelen binnen een bedrijf. Zo is het voor een groot installatiebedrijf als Bonarius interessant om te weten waarom er in een bepaalde regio relatief veel herhaalbezoeken zijn of welke onderdelen we voor het onderhoud van de cv-installaties vaak moeten nabestellen. Met die informatie kunnen we onze processen en mensen beter maken. En dat heeft uiteindelijk weer invloed op de cijfers.” Vesco van Schip legt uit waarom hij zo graag een sterke analysetool wilde hebben om alle data die verstopt zit in het ERP-systeem van Syntess te analyseren. “Ik was zelf al aan het knutselen geslagen met Excelrapporten, toen MostWare mij tijdens een voortgangsoverleg inspireerde met de mogelijkheden van slimme data. Vervolgens ben ik samen met Frans van MostWare Next om tafel gaan zitten om een datamodel te realiseren op basis van Power BI.”
Met inzicht maak je inzicht
“Bonarius heeft dagelijks zo’n 100 monteurs aan het werk die grootschalig ketelonderhoud uitvoeren, veelal in opdracht van woningcorporaties en vastgoedbeheerders. Op jaarbasis zijn dit zo’n 200.000 cv-installaties die door ons onderhouden worden. Je kunt je dus voorstellen dat er ongelofelijk veel data in ons systeem zit. Informatie over aantallen installaties, soorten installaties, adressen, gemiddelde reistijd, gemiddelde werktijd, materiaalgebruik en ga zo maar door.” De eerste stap was om al deze informatie uit Syntess te halen en in een aparte SQL-database te zetten. Inmiddels wordt deze database iedere nacht aangevuld met nieuwe data. Frans: “De vervolgstap was deze grote en complexe hoeveelheid data inzichtelijk en specifiek te maken, zodat Vesco er eenvoudig krachtige financiële en operationele rapportages uit kon halen.” In plaats van eerst een uitgebreid projectplan te maken, besloot Frans in overleg met Vesco om dit te realiseren in korte tijdframes (sprints) waarin het datamodel steeds meer vorm kreeg. Of zoals hij het zelf zegt: “Het is haast onmogelijk om bij de start van een dergelijk complex project al precies te bedenken waar je uiteindelijk gaat uitkomen. Met inzicht maak je inzicht.”
De reporting analist versterken met bruikbare data
Deze manier van werken gaf Frans en Vesco de mogelijkheid om gedurende het project geregeld te sparren en informatie toe te voegen. Ieder vanuit zijn eigen expertise. Vesco weet immers hoe de inhoudelijke processen bij Bonarius in elkaar zitten en welke wensen hij heeft qua reporting. Terwijl Frans als data engineer de knowhow heeft om dit te vertalen naar een bruikbaar datamodel. Frans: “Door op deze manier samen te werken kunnen we tot de best mogelijke oplossing komen, die perfect aansluit bij de wensen van de klant. Ik ga daarbij niet op de stoel van de reporting analist zitten, maar zorg ervoor dat de data vanuit verschillende bronnen op een betrouwbare en overzichtelijke manier beschikbaar worden gesteld. Zodat de reporting analist uiteindelijk goed en veilig aan de slag kan met een geconsolideerd datamodel.” De samenwerking tussen Bonarius en MostWare Next laat zich daarom het beste omschrijven als een gelijkwaardig partnerschap waarbij beide partijen elkaar versterken om zo tot de beste resultaten te komen.
Excel op steroïden
Resultaten die er zeker mogen zijn. Vesco: “Je zou kunnen zeggen dat ik nu beschik over een soort Excel op steroïden. Het leuke is, dat ik nu niet alleen toegang heb tot alle relevante data, maar er ook veel meer mee kan doen dan ik vooraf had gedacht. Het is voor mij een interessant proces geweest en ik blijf nog steeds bijleren als het gaat om data-analyse via Power BI. Zo heb ik me in eerste instantie vooral gericht op het analyseren van de digitale werkbonnen en herhaalbezoeken, maar ik zie nog veel meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van de standaardvoorraad in onze werkauto’s op basis van het materiaalgebruik in een bepaalde regio. Daarnaast zie ik ook mogelijkheden voor Power BI bij het analyseren van de financiële gegevens, op bedrijfsniveau én op klantniveau. Nee, voorlopig ben ik nog niet klaar met Power BI.”
Klant
Bonarius Bedrijven
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Ik heb héél veel data, wat nu?
Wat fijn! Want hoe meer data, hoe meer inzichten. Zeker wanneer we voorspellingen gaan baseren op je data, dan worden deze juist beter als je over héél veel data beschikt.
Ik kan zelf niet bij mijn data, hoe komen jullie daar dan bij?
Gelukkig is er een groot verschil in wat je ziet als gebruiker in je software en de back-end waar de data is opgeslagen. Door een aantal slimme koppelingen te maken op je server of je online omgeving kunnen we de juiste data ontsluiten die je hele andere inzichten kan geven dan de inzichten die je nu hebt.
Hoe bepaal ik nou welke data voor mij belangrijk is?
Omdat je dagelijks werkt met je data heb je vast een goed idee welke vragen je beantwoord wilt hebben. Wanneer je zelf geen inhoudelijke kennis over je data hebt dan hoeft dat helemaal geen probleem te zijn. Wij kunnen, gebaseerd op de antwoorden die je zoekt, dit uit je data halen. Wel is het nodig om regelmatig de gevonden data en de context te toetsen bij jou als specialist, omdat je waarschijnlijk met de nieuwe inzichten die je op doet meer of andere zaken belangrijk vindt.
Wordt er wel veilig omgesprongen met mijn data?
Zeker! De rapporten en de data staan in de cloud-oplossing van Microsoft met alle beveiliging en gemakken die daarbij komen kijken.
Wat hier nog bij komt is dat je bij deze oplossing goed de toegang tot je data kan afschermen zodat alleen de personen erbij kunnen en de data zien die ze mogen zien.
Geen Excel meer in de bijlage van een email!
Zijn dit soort dataprojecten niet alleen weggelegd voor hele grote bedrijven?
Dat was vroeger misschien zo, maar dat is nu echt niet meer zo. Sterker nog, met deze tools van Microsoft is Slimme data toegankelijk voor iedereen.
Met deze tools kan er real-time worden gestuurd op wat er in het veld gebeurd. Met het verbeteren van je processen verdien je deze investering in een mum van tijd weer terug.
Kan ik je helpen?
Frans
Data Wrangler
