Hoe zorg je in een BI-project voor een snel en goed resultaat?

Voor veel organisaties is het best lastig een BI-project te starten. Want hoe leg je vooraf precies vast wat de uitkomst van zo’n project moet zijn als je nog niet weet wat de data je gaat vertellen? En hoe voorkom je dat zo’n project je bakken geld kost en uiteindelijk een resultaat oplevert waar je niet naar op zoek was? In deze blog vertelt Frans Stapff, onze Data Wrangler, waarom een flexibele aanpak tot het krachtigste resultaat leidt en hoe dat in z’n werk gaat.

Probeer eens een agile aanpak

Bij het ontwikkelen van een nieuw softwarepakket, bijvoorbeeld een CRM-systeem, heb je aan het begin van het traject een goed beeld van het eindproduct. Het beoogde eindresultaat is helder en het project heeft bij aanvang een duidelijke kop en staart. Aan het begin van een BI-traject weet je vaak nog niet precies waar de reis je zal brengen en dat is helemaal niet erg. Dat maakt een agile aanpak, behalve voor softwareontwikkeling, ook zo geschikt voor BI-projecten. Door in korte sprints te werken van enkele weken heb je steeds de flexibiliteit om van richting te veranderen. Elke sprint levert iets concreets op, een rapport dat je meteen kan inzetten in de operatie of een data-analyse die je nieuwe inzichten geeft. Je bepaalt steeds voor één of twee sprints wat je wilt bereiken, en op basis van de uitkomsten van die sprints, ga je weer de volgende vormgeven.

Route bijstellen

Het ultieme doel dat je wil bereiken met data is je stip aan de horizon. Bijvoorbeeld: ik wil dat de benodigde capaciteit van mijn seizoensmedewerkers wordt voorspeld en automatisch worden ingeroosterd op basis van historische data en de actuele evenementagenda en weervoorspellingen. Dit is het doel waar we samen voor gaan. Blijkt onderweg dat je de prioriteiten wilt verleggen? Dan kan dat dankzij de agile aanpak. Als bijvoorbeeld blijkt dat je veel geld kwijtraakt omdat projecten te laat worden opgeleverd, dan kan je ervoor kiezen hier een hogere prioriteit aan te geven om zo de oorzaak inzichtelijk te maken. Zijn de projecten weer onder controle? Dan gaan we terug naar het voorspellen hoe druk het wordt volgend seizoen. Dit geldt natuurlijk ook voor dingen die bij aanvang heel belangrijk leken en gedurende het project helemaal niet zo belangrijk blijken te zijn. Zo geeft iedere sprint nieuwe inzichten in je data. Deze nieuwe inzichten hebben een directe invloed op de volgende stappen en prioriteiten. Dit zijn stappen die je zelf van tevoren niet hebt kunnen voorspellen.

Een dataproject is nooit af

Dus nee, je kunt – beter – niet vooraf vastleggen wat de uitkomst van je project moet zijn. En nee, je weet dus vooraf niet exact wat je krijgt. Maar je weet wel vooraf dát je iets krijgt. Iets waardevols. De ene sprint levert na een paar weken een resultaat op dat je direct kunt inzetten, soms duurt het wat langer voor een nieuw inzicht landt. Maar zeker is dat elke sprint je iets nieuws oplevert. Een dataproject is dan ook nooit af, net zoals het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten nooit af is. Is dat erg? Nee, zeker niet. Want elke sprint geeft je iets nuttigs terug, iets waar je direct iets aan hebt, waardoor je je data leert kennen en waarmee je toekomstige sprints kunt vormgeven.

Waar wil ik staan?

Is zo’n traject dan voor elk bedrijf geschikt? Zeker niet. Ben je in het stadium van: ik heb wat data en ik ben benieuwd wat erin zit, dan ben je net wat te vroeg. Maar kun je de vraag: waar wil ik over een jaar staan als datagedreven organisatie, overtuigend beantwoorden? Dan ben je klaar voor onze BI-aanpak. De duur van een BI-project en het aantal uur dat wordt besteed per sprint, leg je samen met ons vooraf vast in de vorm van een abonnement. Samen met het ultieme doel dat je wil bereiken met data. Of die bedachte stip op de horizon ook exact de plek is waar je uitkomt, is maar de vraag. Dat is prima. Door het eindresultaat helemaal vast te leggen, word je heel rigide. Leer nieuwe, onverwachte dingen van je eigen data, ga aan de slag met voortschrijdend inzicht dat je krijgt, en geniet van de reis.

Geïnspireerd?

Zin gekregen in een dataproject en zit je vol inspiratie? Die inspiratie werken we graag samen met je uit op een data-date. Ga bij jezelf eens te rade welke databronnen je hebt en welke vragen je daaraan zou willen stellen, welke antwoorden je in die bronnen zou willen vinden. Heb je daar een beeld bij? Regel dan een data-date met een van onze sterspelers. Vraag hier je intakegesprek aan.