Power BI als prijsvriendelijk maatpak voor het MKB

BI-oplossingen zijn niet meer voorbehouden aan grote ondernemingen met diepe zakken. Van twee jaar werken aan een goede vertaling van data waar je als bedrijf ook nog iets aan had kan je dit terugbrengen naar enkele weken. Gave ontwikkelingen want dat betekent dat iedereen kan profiteren van data. Iedereen heeft data, het goed interpreteren en gebruiken van data is de volgende stap. Dony van Vliet, Software Consultant bij MostWare, neemt ons mee in de reis van BI van toen naar het Power BI van nu.

Wat voorafging …

Gegevens analyseren deed je in Excel. De echte pro’s bouwden een query om gegevens op te halen uit een database, en maakten daarvan eerst een draaitabel, en soms (heel fancy) ook nog een draaigrafiek. Ergens ver weg op een ICT-afdeling bouwden techneuten aan een datewarehouse, waar je dan ook weer met draaitabellen in Excel op los kon gaan. Die techneuten waren soms wel twee jaar bezig, alleen maar om wat gegevens uit verschillende systemen bij elkaar te stoppen in dat ene datawarehouse. Echt iets voor hele grote ondernemingen; bij veel kleine bedrijven was er altijd wel iemand die handig was met Excel en nadat die medewerker vertrok, dan hoopte je maar dat zijn levenswerk niet al te snel zou omvallen.

Power to the (Microsoft) people

De databases werden groter, de computers sneller, Excel werd slimmer en Microsoft vindt dat het tijd is voor de volgende stap: self-service business intelligence. Nooit meer wachten op die trage logge dure ICT-afdeling, met een paar muisklikken inzicht in al je cijfers en zonder moeite achterhalen wat er goed gaat en wat niet. Om hun campagne wat kracht bij te zetten bedachten ze pakkende namen voor de nieuwe ‘tools’ in hun gereedschapskist (Excel):

• Power Query
• Power Pivot
• Power View
• Power Map

Een heleboel krachtige voorzieningen om zelf analyses uit te voeren, maar vervolgens toch iets lastiger om te delen met je collega’s of het managementteam. Daarnaast is er een hele nieuwe generatie gebruikers die minder geïnteresseerd zijn in cijfertjes en veel meer in mooie meters en grafieken. Dus kwam Microsoft met een nieuw product met heel veel visuele toeters en bellen, deed daar nog een Azure cloud sausje overheen en gaf het de verrassende naam:

Power BI (moving off-the-grid)

Voor de kenners is dit helemaal geen nieuw product, maar gewoon alle Power-tools bij elkaar zonder het welbekende Excel-jasje. Gelukkig maar, want nu hoeven zij niet weer iets heel nieuws te leren, en kunnen ze met al hun kennis en ervaring in Excel direct aan de slag in deze nieuwe applicatie. Ik loop al heel wat jaren mee in de BI wereld en ik moet toegeven, Microsoft heeft het deze keer helemaal niet zo slecht gedaan. De verschillende onderdelen van de BI-puzzel sluiten bijna altijd naadloos op elkaar aan, correcties in de naamgeving hoef je vaak maar op één plek door te voeren en je kunt heel eenvoudig allerlei bijzaken verbergen zodat het geheel redelijk overzichtelijk blijft. Visueel is het geheel ook behoorlijk consistent opgezet, hoewel je jezelf nog steeds regelmatig de vraag stelt: “Waar hebben ze dat nu weer verstopt?”

Even een dashboard maken …

Voor velen is een dashboard het ultieme resultaat van een geslaagde data-analyse. Alle benodigde informatie in één oogopslag voor iedereen begrijpelijk op één scherm gezet, zodat je op ieder moment precies weet hoe goed of slecht het gaat met jouw business.

Uiteindelijk blijkt het voor de meeste bedrijven en organisaties toch niet zo eenvoudig om zo’n mooi groot scherm aan de muur te vullen met de juiste informatie. De inhoudelijke en technische ‘hobbels’ in de weg ernaartoe zijn vaak behoorlijk frustrerend, waarbij de praktijk altijd veel weerbarstiger blijkt te zijn dan de theorie. Zodra gegevens tenminste eenmaal per dag moeten worden ververst zal het hele proces vanaf de gegevensbron tot aan het dashboard geautomatiseerd moeten worden, omdat het dagelijks uitvoeren van een deel van deze stappen zowel tijdrovend als foutgevoelig is. Bij het automatiseren van dit proces merk je vaak pas hoe veel er ‘geknutseld’ is in bestaande (Excel-)overzichten omdat de brongegevens niet helemaal aansluiten bij de informatiebehoefte. Het vertalen van een (volgens de eindgebruiker vrij eenvoudige) handmatige correctie of vertaalslag naar een stap in het verwerkingsproces is meestal al een uitdaging op zich. De namen van tabellen en kolommen komen vaak niet overeen met de aanduidingen en terminologie die gebruikelijk is in de bijbehorende applicatie en de achterliggende gegevensstructuur is altijd veel complexer dan de eindgebruiker had verwacht.

Als een bedrijf of organisatie toch gebruik wil gaan maken van de meerwaarde van actuele en accurate informatie over hun kernprocessen, is hun enige andere optie: een externe partij inschakelen. Juist voor de kleinere en de middelgrote ondernemingen kan Power BI een mogelijkheid bieden om al hun data op een betaalbare manier te verwerken tot één of meerdere dashboards.

Power BI professional

Wanneer je professionele oplossingen wilt realiseren moet je wel gebruik maken van middelen die dat doel ondersteunen. Om een tekst te schrijven heb je genoeg aan een kladblok, maar wanneer je daarvan een voorstel naar de directie maakt dan gebruik je daarvoor toch echt wel een tekstverwerker zoals bijvoorbeeld Microsoft Word. Dat geldt ook voor het verwerken en presenteren van gegevens, waarbij vroeger voornamelijk de omvang van de data bepalend was voor de uiteindelijke keuze. Maar omdat de vraag “wat levert het me op” vaak niet vooraf kan worden beantwoord, speelt de vraag “wat gaat me dat kosten” hierbij tegenwoordig ook een belangrijke rol.

BI – van dienst naar maatpak

Voor operationele en strategische informatievoorziening rond bedrijfskritische processen werd in het verleden pakketten zoals de Microsoft BI Suite of Business Objects gebruikt. De specialistische kennis die nodig was om hiermee de gewenste rapportages en dashboards te realiseren werd meestal voor een langere periode ingehuurd. Vanwege de hoge kosten van deze aanpak was BI (business intelligence) altijd voorbehouden aan de grote bedrijven en organisatie.

Toen kwamen de self-service BI pakketten op de markt die de consultant en de ICT-afdeling overbodig zouden maken. Deze pakketten zijn maar beperkt inzetbaar omdat veel eindgebruikers niet in staat zijn om de vaak complexe structuur van de achterliggende gegevens te doorgronden, en vervolgens die gegevens ook nog te verwerken in rapporten en dashboards. Binnen kleinere ondernemingen werd (en wordt) de informatievoorziening nog heel vaak gedaan door iemand die handig is met Excel.

MostWare kan nu BI-producten bouwen voor klanten binnen een beperkt tijdbestek. Wat we opleveren aan ‘producten’ is direct zichtbaar en toegankelijk voor onze klanten. Het is wel vergelijkbaar met een maatpak: je moet eerst langskomen om de maat te nemen en de stof te kiezen, daarna wordt er een bedrag en een levertijd afgesproken, en de wederzijdse verplichtingen eindigen zodra jij je pak hebt opgehaald en goedgekeurd. Als het pak goed bevalt dan kom je zeker terug bij diezelfde kleermaker voor een volgend maatpak, bijvoorbeeld voor een ander seizoen of een andere gelegenheid. Vooraf weet je heel duidelijk waarvoor je naar de kleermaker gaat: voor een maatpak.