Werkstromen voor de Poweruser: neem de volgende stap met Microsoft Power Automate

Als doorgewinterde Microsoft 365 gebruiker zijn PowerApps en Microsoft Power Automate je niet onbekend. Sterker nog waarschijnlijk neem je de koffiebestelling van je collega’s op met je eigen PowerApp en een werkstroom slaat de bijlage uit je e-mails op in OneDrive.
Als dat zo is, dan is dit het moment om te kijken wat je nog meer kan met Microsoft Power Automate. (Eerst terug naar de basis? Lees hier de introductie van Frans over de Power in PowerApps). Hier volgen een aantal tips voor de meer geavanceerde gebruiker en dit zal je helpen om nog meer uit Microsoft Power Automate te halen.

1. HTTP-trigger

Een werkstroom kan je starten vanuit PowerApps, periodiek of als er iets wordt gewijzigd in bijvoorbeeld een SharePointlijst, maar wist je dat je een werkstroom ook kan starten door een URL aan te roepen?
Hiervoor gebruikt je de trigger HTTP request. Flow genereert een URL waarmee de flow bereikbaar maakt via het internet. De payload (de parameters die je wilt ontvangen) geef je op in de vorm van een json object. In de Flow zit een optie Use sample payload to generate schema die je helpt om het request samen te stellen.

Voor de complete tutorial van Microsoft kijk je hier.

2. Omgaan met lege waardes (Blank)

Je kunt er niet altijd vanuit gaan dat de waardes die je verwacht ook gevuld zijn. Hierdoor kan je werkstroom mislukken. Een werkstroom stopt namelijk bij de eerste fout terwijl je dat waarschijnlijk helemaal niet wilt. Je kunt een conditie (True/False) toevoegen waarbij je controleert of een waarde leeg (Blank) is. Echter kan dit veel condities opleveren en dat maakt je werkstroom onnodig complex. Vaak is het beter om lege waardes te vervangen voor een default waarde.
Met de functie coalese controleer je of een waarde leeg is en vervang je dat voor een default waarde. Coalese geeft de eerste waarde terug die niet leeg is.

Bijvoorbeeld:
coalesce(variables(‘some_variable’), ‘some default value’)

Wanneer ‘some_variable’ leeg is wordt in dit voorbeeld ‘Some default value’ teruggegeven.

Wanneer is PowerApps iets voor jou?

Als je opzoek bent naar een mobiele- of weboplossing die aangepast is aan je eigen bedrijfsprocessen waarbij je een taak wilt automatiseren dan is PowerApps een serieus goede kandidaat. Je bouwt er bijvoorbeeld geen CRM-systeem mee, daar is niet voor bedoeld. Voor het bijhouden van je uren, medewerkersdiensten, je voorraad of het inchecken van bezoekers bij een evenement des te meer.

Ben je in het bezit van een Microsoft 365 licentie? Dan is de belangrijkste stap al gezet en heb je toegang tot PowerApps. Weet je niet zeker of je de juiste licentie hebt of wil je PowerApps 30 dagen gratis proberen dan helpen we je hier graag bij.

3. Fout-afhandeling

Zelfs nadat je alle lege waardes hebt vervangen kan een actie in een werkstroom mislukken. Er gebeurt iets wat je niet verwacht of een actie geeft een time-out. Hoe zorg je nu dat je werkstroom wel doorgaat en de fout teruggeeft?
Iedere actie wordt standaard gestart als de vorige goed is uitgevoerd. Dit kan je echter ook aanpassen, zodat een actie juist wordt uitgevoerd wanneer een actie mislukt.

In dit voorbeeld wordt er een e-mail verstuurd en een HTTP-response teruggegeven (zie nummer 1). Om ervoor te zorgen dat de juiste actie wordt uitgevoerd na het versturen van de e-mail kies je in de Response actie voor Configure after. Kies hier de juiste status van de vorige actie. In dit geval allesbehalve succes.

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om een regel in een logboek weg te schrijven of een email te versturen.

4. Filteren van data

Veel van de Connectors in Power Automate (en PowerApps) zijn gebaseerd op RESTful APIs. Dit houdt in dat ze werken met ODATA (Open Data Protocol.) Het voordeel is dat de data uit deze connectors op dezelfde manier kan worden gefilterd en gesorteerd. Denk bijvoorbeeld aan SharePoint, SQL Server of Dynamics 365.

Een voorbeeld:
Klantnaam eq ‘MostWare’ geeft de klant terug waarbij de naam equal is aan MostWare.
Of Bestellingen gt 10 geeft alle items terug waarbij de order Greater Than 10 zijn.

Wil je meer weten over het de ODATA filters start dan eens bij deze post van Microsoft: Flow of the week: Filtering data with oData

5. Doe meer met variabelen: running sums.

Wanneer je met getallen werkt dat wil je ook een totaal weten. Hierin zijn variabelen een uitkomst. Declareer een variabelen van het type Float en vul deze aan wanneer je door een collectie regels heen loopt.
De uitkomst kan je vervolgens weer opslaan in je databron of toevoegen aan een e-mail naar je gebruiker.

Je hebt nu een beter idee gekregen van wat er nog meer mogelijk is met Microsoft Power Automate. Natuurlijk is dit nog lang niet alles. Gelukkig maar! In de toekomst zullen er nog meer praktische tips volgen voor het handig inzetten van Microsoft Power Automate.

Het verbaast mij niets dat je nu volop met ideeën zit voor je eigen business automation. Als je hiermee aan de slag wilt, maar je hebt nog geen Microsoft 365 licentie of ben je naar iets specifieks opzoek en kan je mijn hulp gebruiken? Neem gerust contact met mij op en ik help je verder.