Zo maak je nog betere beslissingen op basis van data

Organisaties beschikken over een steeds grotere hoeveelheid data en analysemethoden worden steeds geavanceerder. Daarmee neemt de druk om te veranderen toe. Beslissingen op basis van intuïtie en ervaring maken plaats voor een datagedreven besluitvormingsstijl. Toch weten de meeste organisaties nog niet goed hoe ze het meeste kunnen halen uit de collectieve intelligentie van werknemers in het besluitvormingsproces. In dit artikel laten we je zien wat best-in-class bedrijven doen om informatie om te zetten in een concurrentievoordeel.

De waarde en het voordeel van informatie

Uit onderzoek blijkt dat minder dan de helft van de bedrijven de waarde van informatie inziet bij het nemen van beslissingen of data als waardevol bedrijfsbezit ziet. Maar liefst tweederde gelooft dat dit in de toekomst het geval zal zijn. Slechts een derde van de ondernemingen gebruikt op dit moment informatie om nieuwe zakelijke kansen te identificeren en toekomstige trends en gedrag te voorspellen. Een ruime helft is van plan dit in de toekomst te doen. Bedrijven met een gezamenlijke besluitvormingsstijl behandelen informatie veel meer als een asset dan bedrijven met andere besluitvormingsbenaderingen. Ze zullen informatie ook eerder gebruiken om nieuwe zakelijke kansen te identificeren, toekomstige trends en gedrag te voorspellen of inkomsten te genereren.

Data of onderbuikgevoel gebruiken voor besluitvorming?

Bijna 60 procent van de respondenten zegt dat hun bedrijf ten minste de helft van hun reguliere zakelijke beslissingen baseert op gevoel of ervaring in plaats van gedreven te worden door data. Best-in-class-bedrijven baseren veel minder dan achterblijvers hun zakelijke beslissingen op gevoel of ervaring (40 procent versus 70 procent). Dit laat zien dat er een verband is tussen het gebruik van informatie voor besluitvorming en een strategisch voordeel behalen ten opzichte van rivalen. Toch gebruiken organisaties gemiddeld slechts de helft van alle beschikbare informatie voor die besluitvorming.

Wat weerhoudt organisaties ervan om datagedreven beslissingen te nemen?

De meest genoemde reden om data niet in te zetten bij beslissingen, is dat er geen data beschikbaar was. De kwaliteit van data is de op een na grootste belemmering voor op datagedreven besluitvorming. Er is dus een duidelijke behoefte aan meer aandacht voor datakwaliteit en efficiënter data-governance. Omdat 62 procent van de bedrijven data in de toekomst als een asset wil behandelen, is het van cruciaal belang dat organisaties investeren in het beschermen van de kwaliteit daarvan.

Tijd voor actie

Maar hoe realiseer je nu die datagedreven bedrijfscultuur? De helft van alle beslissingen in bedrijven is gebaseerd op informatie, en slechts de helft van de beschikbare informatie in organisaties wordt daadwerkelijk gebruikt voor besluitvorming. Om het potentieel van de resterende informatie te ontsluiten, zijn een aantal actiepunten nodig:

• Verbeter je datakwaliteit;
• Verlaag de kosten van toegang tot je informatie;
• Verbeter de manier waarop je informatie wordt gepresenteerd;
• Maak je informatie gemakkelijker vindbaar;
• Maak je informatie sneller beschikbaar;
• Zorg dat senior management zich bewust is van het belang van business intelligence;
• Stimuleer een op samenwerking gebaseerde besluitvormingsstijl.

Data: de belangrijkste vereiste voor een succesvolle datagedreven bedrijfscultuur

Zonder data geen datagedreven bedrijfscultuur. Maar waar komen die gegevens vandaan? Het gemiddeld aantal interne gegevensbronnen dat wordt gebruikt om de besluitvorming te ondersteunen is – over het algemeen genomen – vijf. Dus voor de meeste bedrijven geldt dat ze meerdere bronnen hebben. Slecht zes procent van de respondenten lukt het te komen tot slechts één databron, zoals een enterprise datawarehouse. Het integreren van externe databronnen is ook vrij gebruikelijk: het gemiddelde aantal externe bronnen is drie. Ongeveer de helft van alle respondenten voorziet dat het aantal databronnen dat ze gebruiken zal toenemen. Het groeitempo voor externe bronnen is iets hoger dan dat voor interne databronnen.

Wie beheert gegevens?

Zestig procent van de respondenten dicht de financiële afdeling een prominente rol toe als het gaat om datamanagement en governance. Iets meer dan veertig procent ziet ook een rol voor de IT-afdeling weggelegd, hoewel slechts tien procent vindt dat alléén de IT-afdeling hiervoor verantwoordelijk is. De rol van Business Intelligence Competency Centers (BICC’s) is in best-in-class bedrijven 52 procent, in gemiddelde bedrijven 40 procent en bij de achterblijvers 28 procent.

Standaard KPI’s definiëren en gebruiken

Bijna 80 procent van de respondenten heeft een standaard set KPI’s in hun organisatie, maar slechts 36 procent gebruikt deze door de hele organisatie heen. Dit is duidelijk een groot probleem en een verbeterpunt voor datagestuurde besluitvorming. Best-in-class bedrijven vertrouwen veel meer op hun KPI’s dan gemiddelde bedrijven en achterblijvers.

Tijd voor actie

Het aantal – interne en externe – databronnen waar bedrijven data uithalen voor besluitvorming neemt dus toe. Tegelijkertijd blijft datagovernance een groot probleem. Om de gegevens en systemen die betrokken zijn bij de besluitvorming beter te beheren, moeten ondernemingen het volgende doen:

• Bouw een flexibele IT-architectuur die een toenemend aantal gegevensbronnen kan integreren die nodig zijn voor besluitvorming, evenals externe en niet-transactionele (big data) bronnen. Zo realiseerden wij voor Wilton Heat Transfer Services vanuit het niets een complete cloudinfrastructuur.
• Organen opzetten (of versterken) om afdelingsoverschrijdende afstemming te stimuleren voor datagovernance en andere BI-gerelateerde taken.
• Definieer en gebruik KPI’s door de hele organisatie heen om een gemeenschappelijke basis voor beslissingen te bereiken, maatstaven voor succes af te stemmen en gegevensbeheer te richten op belangrijke gegevens.

Samenwerking verbetert de algehele prestaties

De beslissingscultuur binnen een organisatie is bepalend voor de informatiecultuur. Top-down is de meest voorkomende stijl van besluitvorming: 39 procent van de bedrijven maakt er gebruik van. 34 Procent van de organisaties worden geleid door managementteams. Slechts 18 procent neemt beslissingen op een democratische manier. Toch denkt 69 procent van de respondenten dat hun bedrijf beter zou presteren met meer participatie en samenwerking. Hoe groter de rol van samenwerking in de besluitvorming, hoe groter de kans dat mensen hun bedrijf als de beste in hun klasse classificeren. Aan de andere kant hebben respondenten uit bedrijven met een overwegend top-down cultuur het gevoel dat ze achterlopen op de concurrentie bij het gebruik van data voor concurrentievoordeel.

Hoe mensen samenwerken

Waren voorheen persoonlijke bijeenkomsten (88 procent) en telefonische of online vergaderingen (68 procent) twee van de drie meest populaire manieren om samen te werken, vandaag de dag hebben online manieren van samenwerken natuurlijk een grote vlucht genomen. Echter, bij bedrijfssoftware worden BI-tools vaker gebruikt voor samenwerking dan Microsoft Sharepoint, speciale samenwerkingstools of andere software. De respondenten zien weinig waarde in samenwerking voor rapportage. Meer dan twee derde van hen is het er echter over eens dat samenwerking waarde toevoegt als het gaat om data-analyse of planning en prognoses.

Tijd voor actie

• Ga van top-down besluitvorming naar een meer democratische besluitvormingsstijl om zo participatie en samenwerking te vergroten.
• Voeg op software gebaseerde benaderingen toe aan de traditionele samenwerkingsmethoden, zoals persoonlijke vergaderingen en telefonische vergaderingen.
• Gebruik BI-tools om de samenwerking bij datagestuurde besluitvorming te verbeteren.
• Verbeter de samenwerking bij data-analyse en planningsprocessen – twee belangrijke verbeterpunten.

Conclusie

De resultaten van deze studie laten duidelijk zien dat het verbeteren van datagestuurde besluitvorming afhankelijk is van de technologie waarmee die gegevens kunnen worden geïntegreerd, opgeslagen en gepresenteerd. Maar zelfs de beste concepten, tools en applicaties voor datamanagement kunnen niet effectief zijn als de cultuur van een organisatie verhindert dat informatie wordt behandeld als een asset en gebruikt als een gewaardeerde bron. Best-in-class bedrijven leggen meer nadruk op het baseren van beslissingen op data in plaats van op onderbuikgevoel, op het beheren van hun data en op het bevorderen van collaboratieve en democratische besluitvormingsstijlen vaker dan anderen om een informatiecultuur te bereiken die informatie omzet in een concurrentievoordeel.

Zin in een data-date?

Vind jij het tijd om data een plek aan de directietafel te geven, maar weet je niet zo goed waar je moet beginnen of hoe je moet beginnen? Dan kun je een gratis data-date met onze consultants inplannen. We maken er samen met jou een actieve date van aan de hand van ons beproefde volwassenheidsmodel. Zaken die aan bod komen:

• Wat zijn de strategische doelen van jouw organisatie?
• Hoe zorg je ervoor dat ideeën en wensen omgezet worden naar heldere doelen?
• Welke databronnen zijn er beschikbaar?
• Op welke manier valideer je data?

Vraag hier je intakegesprek aan.