Slimme cloudinfrastructuur voor Wilton Services

Altijd de hoogst mogelijke kwaliteit leveren, razendsnel inspelen op de wensen en behoeften van je klanten en innovatieve oplossingen bieden, dat lukt alleen als mensen, middelen en workflows perfect op elkaar afgestemd zijn. De nieuwste cloudtechnieken van Microsoft helpen je daarbij. Dit ontdekte ook Wilton Heat Transfer Services toen MostWare Next voor hen vanuit het niets een complete cloudinfrastructuur realiseerde.

Automatiseren wat er te automatiseren valt

Als jong en dynamisch bedrijf wilde Wilton Services het meteen goed aanpakken qua ICT. Dit betekende: een complete infrastructuur in de cloud creëren en automatiseren wat er te automatiseren valt. Sales Engineer Vincent Schaap vertelt hierover: “Met Wilton Services richten we ons op onderhoud, vervanging en advies op het gebied van industriële warmtewisselaars. Denk aan luchtgekoelde koelers en Shell & Tube Heat Exchangers voor onder andere raffinaderijen, offshore bedrijven, de chemische industrie en energiebedrijven. Dit doen we wereldwijd met vestigingen op diverse locaties. We willen dus snel kunnen schakelen en zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratieve en repeterende handelingen. MostWare begrijpt dit en kan ons goed helpen bij het realiseren van technologische oplossingen die ons werk beter en makkelijker maken.”

Snel en flexibel met korte sprints

De belangrijkste wensen? Het realiseren van een cloudinfrastructuur waarbij informatie uit verschillende SaaS-pakketten zoals e-mail, boekhoud- en planningssoftware gecombineerd kan worden, zodat processen soepeler verlopen, repeterende werkzaamheden zoveel mogelijk geautomatiseerd zijn en er slimme inzichten ontstaan die gebruikt kunnen worden om klanten nóg beter en sneller te helpen. Een flinke, maar leuke, uitdaging waar Frans Stapff, Software Consultant en Data Wrangler bij MostWare Next, graag mee aan de slag ging. “Gezien de omvang en complexiteit van de opdracht hebben we gekozen voor een aanpak in de vorm van korte, afzonderlijke sprints die direct resultaat opleveren. Een manier van werken die goed past bij een daadkrachtige organisatie als Wilton Services en die ons in staat stelt snel en flexibel in te spelen op veranderende omstandigheden en nieuwe inzichten.” Voor Vincent, die dit project er ‘even’ bijdoet naast zijn toch al drukke werkzaamheden, is dit ideaal. “Ondanks dat wij heel goed weten wat we willen, is dit geen standaardproject met een duidelijk begin- en eindpunt. Het is eerder een continu proces dat steeds verder bijgeschaafd wordt en meegroeit met onze business.”

Tijd besparen en fouten voorkomen

De eerste sprint was meteen een belangrijke. Hiermee werd het namelijk mogelijk om voor elk nieuw project of iedere prospect automatisch een mappenstructuur aan te maken in Sharepoint en Exchange Online. Vincent: “Per klant of opdracht moeten offertes, tekeningen, specificaties, inkooporders en correspondentie op de juiste wijze vastgelegd worden. Zodat wij altijd en overal over de meest recente gegevens beschikken. Voorheen kostte dit veel tijd, maar nu gebeurt het automatisch. Bovendien wordt de foutmarge hierdoor ook een stuk kleiner.” Om dit voor elkaar te krijgen, gebruikte Frans Microsoft Power Automate als onderdeel van het Azure serverless platform. “Power Automate is zeer geschikt om processen en workflows tussen verschillende apps en toepassingen te integreren en automatiseren. Stel bijvoorbeeld dat de technische specificaties van een opdracht aangepast worden, dan gaat er automatisch een berichtje naar de betreffende engineer. Of wat te denken van een order waar goedkeuring voor is vereist? Dankzij Power Automate kun je dit proces volledig stroomlijnen.”

Data verzamelen en toegankelijk maken

Ook heeft Frans een datawarehouse opgezet om vandaaruit met behulp van Power BI slimme inzichten en dashboards te creëren. “Vincent en zijn collega’s maken gebruik van het CRM- en boekhoudpakket van Exact Online, hierin slaan zij alle informatie op met betrekking tot klanten en projecten. Met behulp van API Management van Microsoft Azure kunnen wij via een gateway deze data ophalen, verzamelen en toegankelijk maken voor andere toepassingen zoals Power BI.” Tegelijkertijd ontstond de behoefte aan een efficiënt en doeltreffend planningssysteem, zonder toeters en bellen. Vincent: “We wilden graag een praktische tool hebben waarin we de beschikbaarheid van mensen, middelen en apparatuur konden registreren. In samenspraak met MostWare hebben we uiteindelijk voor een kant-en-klaar SaaS-pakket gekozen, dat we dankzij diezelfde API-gateway met de software van Exact kunnen laten communiceren. Hierdoor ontstaan er weer nieuwe mogelijkheden. Zo hebben we nu direct inzicht in de vakantieroosters en kunnen we projecten efficiënter inplannen.”

Inspirerende toekomstplannen

Op die manier leidt de ene sprint bijna vanzelfsprekend tot een volgende sprint. Of zoals Frans het verwoordt: “Het is een reis die we samen zijn aangegaan en waarvan we nog niet weten waar deze uiteindelijk eindigt.” Inspirerende toekomstplannen zijn er in elk geval genoeg. Van een slimme koeler tot het gebruik van mixed reality op de werkvloer met behulp van de HoloLens 2. “Bij Wilton Services denken we altijd drie stappen vooruit,” lacht Vincent. “We zijn constant bezig met nieuwe technologieën en het bedenken van innovatieve oplossingen, maar wel op een praktisch toepasbare manier. Daarom past MostWare ook zo goed bij ons. Net als wij kijken zij altijd verder dan de eigen schutting en de waan van de dag. Onze samenwerking kun je dan ook het beste omschrijven als een partnership waarin we elkaar versterken om zo samen tot de beste resultaten te komen.”