Van Microsoft Excel naar Power BI bij Bonarius
Machine Learning
Leestijd: 6 minuten leestijd
Case
Met slimme inzichten de processen en mensen beter maken; dát was het doel van Bonarius. MostWare Next hielp daarbij met een krachtige Power BI-oplossing als slimme vervanging van Microsoft Excel waarmee uitgebreide rapportages op ieder gewenst niveau gemaakt kunnen worden.
Een compleet inzicht in alle serviceprocessen
“Als assistent controller weet ik als geen ander dat financiële cijfers nooit op zichzelf staan. Het is de optelsom van alle processen, beslissingen en menselijk handelen binnen een bedrijf. Zo is het voor een groot installatiebedrijf als Bonarius interessant om te weten waarom er in een bepaalde regio relatief veel herhaalbezoeken zijn of welke onderdelen we voor het onderhoud van de cv-installaties vaak moeten nabestellen. Met die informatie kunnen we onze processen en mensen beter maken. En dat heeft uiteindelijk weer invloed op de cijfers.” Vesco van Schip legt uit waarom hij zo graag een sterke analysetool wilde hebben om alle data die verstopt zit in het ERP-systeem van Syntess te analyseren. “Ik was zelf al aan het knutselen geslagen met Excelrapporten, toen MostWare mij tijdens een voortgangsoverleg inspireerde met de mogelijkheden van slimme data. Vervolgens ben ik samen met Frans van MostWare Next om tafel gaan zitten om een datamodel te realiseren op basis van Power BI.”
Met inzicht maak je inzicht
“Bonarius heeft dagelijks zo’n 100 monteurs aan het werk die grootschalig ketelonderhoud uitvoeren, veelal in opdracht van woningcorporaties en vastgoedbeheerders. Op jaarbasis zijn dit zo’n 200.000 cv-installaties die door ons onderhouden worden. Je kunt je dus voorstellen dat er ongelofelijk veel data in ons systeem zit. Informatie over aantallen installaties, soorten installaties, adressen, gemiddelde reistijd, gemiddelde werktijd, materiaalgebruik en ga zo maar door.” De eerste stap was om al deze informatie uit Syntess te halen en in een aparte SQL-database te zetten. Inmiddels wordt deze database iedere nacht aangevuld met nieuwe data. Frans: “De vervolgstap was deze grote en complexe hoeveelheid data inzichtelijk en specifiek te maken, zodat Vesco er eenvoudig krachtige financiële en operationele rapportages uit kon halen.” In plaats van eerst een uitgebreid projectplan te maken, besloot Frans in overleg met Vesco om dit te realiseren in korte tijdframes (sprints) waarin het datamodel steeds meer vorm kreeg. Of zoals hij het zelf zegt: “Het is haast onmogelijk om bij de start van een dergelijk complex project al precies te bedenken waar je uiteindelijk gaat uitkomen. Met inzicht maak je inzicht.”
De reporting analist versterken met bruikbare data
Deze manier van werken gaf Frans en Vesco de mogelijkheid om gedurende het project geregeld te sparren en informatie toe te voegen. Ieder vanuit zijn eigen expertise. Vesco weet immers hoe de inhoudelijke processen bij Bonarius in elkaar zitten en welke wensen hij heeft qua reporting. Terwijl Frans als data engineer de knowhow heeft om dit te vertalen naar een bruikbaar datamodel. Frans: “Door op deze manier samen te werken kunnen we tot de best mogelijke oplossing komen, die perfect aansluit bij de wensen van de klant. Ik ga daarbij niet op de stoel van de reporting analist zitten, maar zorg ervoor dat de data vanuit verschillende bronnen op een betrouwbare en overzichtelijke manier beschikbaar worden gesteld. Zodat de reporting analist uiteindelijk goed en veilig aan de slag kan met een geconsolideerd datamodel.” De samenwerking tussen Bonarius en MostWare Next laat zich daarom het beste omschrijven als een gelijkwaardig partnerschap waarbij beide partijen elkaar versterken om zo tot de beste resultaten te komen.
Excel op steroïden
Resultaten die er zeker mogen zijn. Vesco: “Je zou kunnen zeggen dat ik nu beschik over een soort Excel op steroïden. Het leuke is, dat ik nu niet alleen toegang heb tot alle relevante data, maar er ook veel meer mee kan doen dan ik vooraf had gedacht. Het is voor mij een interessant proces geweest en ik blijf nog steeds bijleren als het gaat om data-analyse via Power BI. Zo heb ik me in eerste instantie vooral gericht op het analyseren van de digitale werkbonnen en herhaalbezoeken, maar ik zie nog veel meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van de standaardvoorraad in onze werkauto’s op basis van het materiaalgebruik in een bepaalde regio. Daarnaast zie ik ook mogelijkheden voor Power BI bij het analyseren van de financiële gegevens, op bedrijfsniveau én op klantniveau. Nee, voorlopig ben ik nog niet klaar met Power BI.”
Veelgestelde vragen
Onze klanten vroegen zich de volgende dingen af, misschien heb jij dezelfde vraag?
-
Hoe bepaal ik nou welke data voor mij belangrijk is?
Goede vraag! Dat is ook lastig, maar daar kunnen wij bij helpen. Onze consultants stellen om te beginnen aan jou een paar hele slimme vragen. Met die antwoorden zijn we in staat om samen met jou te bepalen wat nu belangrijke data is. En vaak is dat data die je wel hebt, maar zelf nog niet aan had gedacht.
-
Wat is het gemak van het 9 toegevoegde waarde krachten model?
Elke toegevoegde waarde heeft een standaard set aan KPI’s welke wij hebben geïncorporeerd in onze 9 kant en klare Dashboards. Ook is de scope van een project hiermee heel goed te definiëren. Zo is bij de Effectiviteit van HR en Recruitment direct duidelijk in welke hoek we een client ondersteunen. Ook helpt het bij het uitvoeren van een volwassenheid scan voor elk van de 9 krachten om op basis daarvan samen met een cliënt na het Strategie Uitdagen een KPI en AI–projecten kalender op te stellen voor 1 of meer van deze kwadranten. Rekening houdend met de verandercapaciteit van de onderneming. Ook voor de interne communicatie bij een klant is het direct duidelijk wat de projectdoelstelling is. Dit helpt bij het draagvlak vergroten. Het houdt iedereen scherp.
-
Wat als de bron voor de KPI-berekening er niet is?
Deze situatie voorkomen we in een vroeg stadium door de KPI Kalender vanuit te business gezamenlijk op te stellen, waarbij de automatiseringsgraad verhogen en de verandercapaciteit van de onderneming een belangrijke rol spelen. Voor elke handmatig berekende KPI dient de automatisering in de tijd worden vastgesteld.
Zo bekijken we of we een Power-App kunnen ontwikkelen om periodiek via een robot deze data op te halen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan medewerker tevredenheid met een periodieke enquête.
Een andere route kan zijn om in een bestaande sleutel applicatie in samenspraak met een SAAS-leverancier een voorziening te treffen om functionaliteit uit te breiden.
-
In hoeverre speelt beveiliging een rol bij het bronnenonderzoek?
Dit is ook een punt van aandacht omdat met de komst van een datawarehouse of data lake er nieuwe beveiligingsaandachtspunten bij komen. We onderzoeken of de authenticatie op gebruikersrol kan worden ingericht om de beveiliging goed te faciliteren om alle zorgen van de IT-afdeling weg te nemen.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen regelen?
Dit is Andy, hij adviseert je graag. Neem vrijblijvend contact op!
Andy
